Eine effiziente Dokumentendigitalisierung ist die Basis für eine ganzheitliche Informationslogistik. Hierzu gehört vor allem der Posteingang, der oft Auslöser für weitergehende Prozesse ist und in mehreren Abteilungen bearbeitet werden muss.
Mit einer digitalen Bereitstellung eingehender Dokumente können Unternehmen die Effizienz aller darauffolgenden Abläufe steigern. Daraus ergeben sich folgende Vorteile:
- erhöhte Kundenzufriedenheit durch schnelle und bessere Auskunftsfähigkeit
- bessere Auslastung vorhandener Ressourcen
- Vermeidung von Medienbrüchen zwischen den diversen Eingangskanälen
- unmittelbare Nutzung eingehender Informationen in den verschiedenen Zielsystemen (z. B. ERP, CRM, Workflow)
- parallele Verarbeitung von Dokumenten Mit einer bedienerfreundlichen Hardware, ausgeklügelter Software, die die Weiterverarbeitung der Daten erleichtert sowie ergonomisch ausgestatteten Arbeitsplätze können Unternehmen diese Vorteile umsetzen. Zuverlässige, schnelle Scanner sind dafür ebenso unabdingbar wie leistungsfähige Capture-Lösungen, die – je nach Anforderung – flexibel konfigurierbar sind.
Geschwindigkeit ist nicht alles
Organisationen mit einem hohen Posteingangsvolumen sollten einen Produktionsscanner mit einer Geschwindigkeit von beispielsweise 220 Seiten pro Minute in Betracht ziehen. Allein schnelle Geräte werden aber nicht zwingend zum gewünschten Ergebnis führen – Qualität ist ein wesentlicher Aspekt. Fehler beim Scannen der Dokumente, wie sie durch „mechanische“, etwa durch unbemerkte Doppelblatteinzüge, erfolgen oder auch inhaltliche Unzulänglichkeiten, beispielsweise fehlerhaft erkannte Barcodes, werden nach der Übergabe an das Workflow-System oft nicht erkannt. Oder sie führen zu hohem Aufwand bei der Korrektur. Das erzeugt neben hohen Kosten auch weitere Probleme, wenn die erwarteten Dokumente verspätet oder gar nicht verarbeitet werden können.
Störungen im Papierfluss sollten daher zwingend vermieden werden, beispielsweise durch ein papierschonendes Transportsystem, das unterschiedliche Papierqualitäten ohne Änderungen der Einstellungen verarbeitet und für einen unterbrechungsfreien Betrieb sorgt. Zusätzlich steigert eine integrierte Sortierfunktion die Produktivität und entlastet die Mitarbeiter in der Poststelle.
Erfassungssoftware als zentrales Steuerungsinstrument
„Wir haben darüber hinaus unsere XINO-Scanner mit einem wechselbaren Feeder-System für den wahlweise linksseitigen oder mittigen Belegeinzug ausgestattet“, sagt Wolfgang Urban, Leiter Vertrieb bei Janich & Klass. „Der Vorteil: Müssen auch kleinere Dokumente, beispielsweise Quittungen, digitalisiert werden, dann sorgt ein Linksfeeder dafür, dass diese beim Scannen nicht verrutschen. Die Feeder sind mit 5-fach Ultraschall-Sensoren ausgestattet, was die Verarbeitungssicherheit noch einmal erhöht.“ Zu guter Letzt sollte bei der Scanner-Auswahl darauf geachtet werden, dass diese ergonomisch bedienbar sind. Dazu gehören unter anderem eine motorische Höhenverstellung und unterschiedliche Positionierungsmöglichkeiten der Arbeitsplatten.
Damit das Produktionsscannen in Farbe, Grau oder Schwarz-Weiß mit gleichbleibender Geschwindigkeit gelingt, sollte die Erfassungssoftware grundsätzlich über Funktionen zur zuverlässigen Scanner-Steuerung, Imagebearbeitung und Abspeicherung der eingescannten Bilder sowohl für Single-, Dual- als auch für Multistream-Verarbeitung zur Verfügung stellen. Möglichkeiten wie zum Export der Images und Daten zur weiteren Bearbeitung oder Archivierung, automatische Texterkennung via OCR bzw. Dokumentenklassifizierung, die Indexierung mittels Barcodes oder Bildbearbeitung sind mittlerweile selbstverständlich.
Mensch darf nicht der Flaschenhals im Prozess sein
Wenn es darum geht, neben DIN-A-4-Dokumenten auch großformatige Pläne zu digitalisieren, dann bietet ein Ansteuern von unterschiedlichen Geräten wie einem Produktionsscanner und einem Aufsichtsscanner aus einem Profil hohen Komfort. Der Wechsel zwischen den Systemen kann vorgangsgesteuert wahlweise manuell oder automatisiert erfolgen. Sämtliche Dokumente werden verzögerungsfrei im gleichen Verzeichnis abgelegt. So wird heterogenes Beleggut aus herkömmlichen Dokumenten, großformatigen Plänen und kleinen Quittungen in einem Arbeitsgang und ohne händisches Vor- oder Nachsortieren digitalisiert. Ein Explorer zur Darstellung der gescannten Images stellt eine klare Übersicht über die zusammenhängenden Vorgänge sicher.
Darüber hinaus ist es empfehlenswert, Scanner- und Erfassungssoftware eines Herstellers zu nutzen. Der Vorteil ist, dass Hard- und Software aus einer Hand optimal aufeinander abgestimmt sind und sich somit gut ergänzen. Darüber hinaus sollten Unternehmen vorzugsweise einen Anbieter aus Deutschland wählen. Dies liegt in der Tatsache begründet, dass die Entwickler und der Support vor Ort sind. Die Spezialisten können schnell helfen und sind zu üblichen Geschäftszeiten erreichbar.
Wolfgang Urban fasst zusammen: „Scanner verarbeiten Dokumente immer schneller, da sollte der Mensch nicht der Flaschenhals sein und durch zu viele manuelle Tätigkeiten den Digitalisierungsprozess aufhalten. Die heutigen Ansprüche an einen Scanarbeitsplatz liegen eindeutig in der Effizienzsteigerung. Dazu müssen sich mehrere Funktionen zu einem Prozessschritt vereinen lassen, um so einen möglichst hohen Automatisierungsgrad zu erreichen.“