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Flexible Scanlösung für Dokumente und Zahlungsverkehr
XINO Scanner bei der Verarbeitung der Geschäftsdokumente

XINO-Scanner übernehmen in der Landesbank Baden-Württemberg (LBBW) einen verantwortungsvollen Job. Denn die LBBW versteht sich mit ihrem kompletten Produkt- und Dienst-leistungsangebot als eine moderne Universalbank. Seit 2013 hat sie XINO-Scanner von der Janich & Klass GmbH im Einsatz und digitalisiert damit jährlich über 9,3 Millionen Blatt Geschäftsdokumente sowie Belege des Zahlungsverkehrs. Dabei profitiert die Universalbank von der hohen Flexibilität und Performance der Geräte. Denn die XINO-Scanner verarbeiten zuverlässig die unterschiedlichsten Belegarten.

2012 hat sich die LBBW dazu entschieden, ihre vorhandenen Scanner, die zehn Jahre im Einsatz waren, auszutauschen. Anlass waren die mit der Zeit gestiegenen Ausfallzeiten sowie der höhere Verschleiß. Darüber hinaus entsprach die Leistungsfähigkeit der Geräte nicht mehr dem Stand der vorangeschrittenen Technik und den gestiegenen Anforderungen an die gescannten Dokumente. Während der Messe "DMS EXPO" in Stuttgart, die mittlerweile Bestandteil der IT & Business ist, wurde der Diplom-Ökonom Olaf Gerken, Prokurist und Leiter der Gruppe Dokumentenmanagement der LBBW Service GmbH, auf die XINO-Scanner aufmerksam. Sie verfügen über eine Reihe von Eigenschaften, die sie zu einer zuverlässigen, flexiblen und leistungsstarken Basis für moderne Dokumentendigitalisierung machen. Dazu gehört das einzigartige Transportsystem mit schonender Papierführung über die gesamte Belegbreite, das für einen unterbrechungsfreien Betrieb sorgt und damit eine hohe Produktivität sicherstellt. Außerdem verfügt das System über ein dynamisch variables Geschwindigkeitskonzept um den Ansprüchen der unterschiedlichen Belegarten gerecht zu werden. Und nicht zuletzt die bedienerfreundliche Steuerung des Systems.

Nach der Messe trat Olaf Gerken mit weiteren Scan-Anbietern in Kontakt, forderte Angebote und Teststellungen an. Damit sich die Team- und Projektleiter mit den Geräten identifizieren konnten und auch der erforderliche Leistungsumfang sichergestellt wurde, waren sie in den Entscheidungsprozess involviert. Schließlich blieb das XINO-Modell übrig, das dann noch einmal mit eigenen Belegen "auf Herz und Nieren" geprüft wurde.

Die LBBW kaufte zunächst drei Scanner und installierte diese in Stuttgart. Hier digitalisiert die Gruppe "Dokumentenmanagement" mit insgesamt 25 Mitarbeitern sämtliche Dokumente aus dem Schriftverkehr, über neun Millionen Blatt pro Jahr. Sie werden über ein ausgefeiltes Logistiksystem aus den bundesweit verteilten rund 200 Filialen und Stützpunkten in die baden-württembergische Landeshauptstadt transportiert. Dabei handelt es sich vor allem um Verträge aller Art, Schriftverkehr, Kredit- und Wertpapierunterlagen, Bauunterlagen, sowie Protokolle aus Hauptversammlungen. Anfängliche Schwierigkeiten, die es bei der Abstimmung zwischen den einzelnen Systemen gab, haben die Service-Mitarbeiter von Janich & Klass schnell behoben. Mitte 2014 kamen drei weitere XINOS hinzu.

Die Dokumente werden je nach Art unterschiedlich schnell verarbeitet. Beispielsweise müssen Unterlagen zu Förderkreditakten innerhalb von ein bis maximal zwei Stunden digital zur Verfügung gestellt werden, da die Kreditbearbeitung erst nach dem digitalen Bereitstellen der Dokumente starten kann. Bereits fertig bearbeitete interne Unterlagen können dagegen durchaus auch erst nach Tagen archiviert werden. Demzufolge hat die LBBW ein Ampelsystem eingeführt, mit dem sie sicherstellt, dass die zur Dokumentenart hinterlegte zeitliche Vorgabe eingehalten wird. Die Ampel zeigt dabei nicht nur mit rot und grün an, ob Servicevereinbarungen erfüllt werden – durch den Status gelb wird auch die drohende Gefahr von Verzögerungen signalisiert. "Bei der Digitalisierung von Dokumenten gibt es natürlich einige Besonderheiten, wie Ösungen oder Siegel", sagt Olaf Gerken. "Hier müssen wir natürlich besonders sorgfältig arbeiten, denn Dokumente gehen teilweise an den Kunden zurück und müssen dabei unbeschädigt sein." Nach dem Scannen werden mit der OCR-Lösung InputAccel von EMC Captiva geschäftsrelevante Daten ausgelesen. Dazu gehören die Kunden-, Konto-, Lieferanten- bzw. Rechnungsnummer, Datum oder Beträge. Stichprobenartig erfolgt eine visuelle Qualitätskontrolle. Mit diesen Informationen werden die Dokumente indiziert und an das Dokumenten-Management-System IBM Content Manager (CM) übergeben. Sämtliche Unterlagen werden sechs Wochen in Papierform aufbewahrt, um so bei Rückfragen ggf. noch einmal darauf zugreifen zu können. Anschließend werden sie von einem Dienstleister datenschutzgerecht vernichtet. Neben den Dokumenten digitalisiert die LBBW auch Schecks und Überweisungsträger, die trotz der zunehmenden Nutzung des Online-Bankings im Tagesgeschäft nach wie vor anfallen. "Die Menge ist zwar rückläufig, aber durchaus weiter vorhanden", sagt Olaf Gerken. Stand heute sind es täglich über 35.000 Schecks und Überweisungsträger. Damit sich der Tag der Wertstellung nicht verschiebt, müssen sie auch am selben Tag verarbeitet werden. Bei den Zahlungsverkehrsbelegen digitalisiert die Software AllScan von K7 die Belege. Und übergibt diese an das IT-System für beleghaften Zahlungsverkehr der FinanzInformatik. In diesem System werden dann buchungsrelevante Daten ausgelesen, interpretiert und verarbeitet. Damit ist die Voraussetzung erbracht, dass Sparkassen, die an das Rechenzentrum der FinanzInformatik angeschlossen sind, ebenfalls XINO-Scanner nutzen können. Neben dem Tagesgeschäft ist das Team von Olaf Gerken damit beschäftigt, sukzessiv Altaktenbestände aufzulösen, was noch einmal mit etwa 6,5 Millionen Blatt p.a. zu Buche schlägt. "Sind die zeitkritischen Tagesbelege und Dokumente digitalisiert, machen wir mit den Altakten weiter", so der Prokurist. "Es entstehen quasi keine Leerzeiten."

Olaf Gerken ist nicht nur mit den XINO-Geräten zufrieden, sondern auch mit dem Hersteller: "Janich & Klass ist ein kundenorientiertes, flexibles Unternehmen. Die Mitarbeiter kümmern sich bei Problemen und haben dann sehr schnell eine praktikable Lösung parat. Deshalb gebe ich bei der Lieferantenbewertung im Rahmen der regelmäßigen Neuauflage unserer ISO-9001-Zertifizierung dem Unternehmen die volle Punktzahl."

Über die Landesbank Baden-Württemberg

Die Landesbank Baden-Württemberg hat eine Bilanzsumme von ca. 266 Mrd. Euro (per 31.12.2014) sowie rund 11.100 Mitarbeiter. Ihre Hauptsitze sind Stuttgart, Karlsruhe, Mannheim und Mainz.

Zusammen mit ihren drei Kundenbanken BW-Bank, Rheinland-Pfalz Bank und Sachsen Bank bietet sie in bundesweit rund 200 Filialen sowie Stützpunkten das komplette Produkt- und Dienstleistungsangebot einer modernen Universalbank. Auf dem Gebiet der Landeshauptstadt Stuttgart erfüllt die BW-Bank für die LBBW die Aufgaben einer Stadtsparkasse.

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