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XINO Scanner im Einsatz bei Concordia Versicherungs-Gesellschaft
XINO Scanner bei der täglichen Arbeit
Ihre komplette eingehende Tagespost verarbeitet die Concordia Versicherungs-Gesellschaft a. G. seit 2007 mit Scannern von Janich & Klass. Erst im Jahr 2012 hat die Versicherung ihren Gerätepark modernisiert und aufgestockt: Vier Modelle der XINO S720-Reihe sind mittlerweile dort im Einsatz, mit denen die Abteilung Dokumentenmanagement sowohl die täglich eingehenden Briefe als auch zusätzlich alte Papierarchivbestände digitalisiert.

Die Concordia Versicherungs-Gesellschaft a. G. mit Stammsitz in Hannover wurde 1864 in Hoya gegründet. Dieses Jahr besteht das Unternehmen also bereits 150 Jahre und gehört somit zu den ältesten eigenständigen Versicherungen in Deutschland. Sie beschäftigt rund 1.300 Mitarbeiter im Innen- und Außenvertrieb und betreibt in Deutschland 38 Vertriebsstandorte und acht Schadenszentren. Insgesamt zählt der Konzern über 3,2 Millionen Versicherungsverträge und erwirtschaftet Beitragseinnahmen von jährlich mehr als 700 Millionen Euro. Kunden sind Privatpersonen, Handelsunternehmen, landwirtschaftliche und Industriebetriebe.

Unter dem Dach der Concordia vereinen sich elf Gesellschaften für Deutschland und zwei für Polen, die ein breites Spektrum verschiedener Versicherungsleistungen bieten. Die Vielzahl der verschiedenen Versicherungsdienstleistungen macht die Postverarbeitung von hunderten verschiedenen Dokumententypen notwendig. Diese findet seit 2007 auf digitalem Wege statt. Bis dahin praktizierte das Unternehmen ein spätes Erfassen nach erfolgter Sachbearbeitung unter Nutzung eines microform-Scanners vom Typ S 415.

Für die Scangeräte von Janich & Klass hatte sich die Concordia vor acht Jahren wegen deren Leistungsdaten, der hohen Beratungskompetenz und dem Servicespektrum des Herstellers entschieden. „Die Produkte bringen Individualität und Massengeschäft gut in Einklang“, sagt Peter Lorenz, Leiter der Abteilung Dokumentenmanagement (DM) bei der Concordia. Nach fünf Jahren stabilem Betrieb mit drei Systemen des Typs S 655 wollte man die damit gewonnenen Erfahrungen 2012 in neue Techniken implementieren.

Vier Hochleistungsscanner für Tagespost und Sonderaufgaben

Die XINO-Scanner versprachen die gesammelten weitergehenden Wünsche am besten zu erfüllen. Ausgestattet und ergänzt mit der DpuScan Capture Software ebenfalls von Janich & Klass, der Erkennungssoftware smartFIX von der Firma insiders technologies sowie IBM Image Plus bilden sie bei der Concordia heute eine integrierte Gesamt-Scanlösung. Drei Geräte sind für den täglichen Posteingang zuständig und stehen direkt in der Poststelle der Concordia; zwei davon sind permanent im Betrieb, ein drittes dient der Ausfallsicherheit, die bei der Concordia einen hohen Stellen-wert einnimmt. Mit diesem Gerät werden auch Profiländerungen getestet und Neuapplikationen vorbereitet.

Ein vierter Scanner kommt für Sonderprojekte zum Einsatz, wie das Auflösen großer Papierarchive, die aus sogenannten lebenden, also noch aktiven Akten bestehen. Denn gemäß einer neuen Raumnutzungsplanung sollen Büroräume bei der Concordia künftig nicht mehr durch Ordnerarchive belegt werden. „Besondere Herausforderung ist es, diese Akten parallel zur Tagesarbeit und Sachbearbeitung zu digitalisieren“, sagt Peter Lorenz. Die Versicherung wird sich künftig vermehrt mit solchen Sonderprojekten beschäftigen müssen, „deshalb sind die Scanoberfläche und die schnelle Anpassungsfähigkeit der Profilmuster, wie sie uns die XINO-Geräte bieten, sehr wichtig“, so der Dokumentenmanagement-Leiter.

Farbmarken als Vorgangstrennung

Die für den Posteingang verwendeten Scanner sind täglich zwischen sechs und neun Stunden im Betrieb. Die Abteilung DM verarbeitet mit ihnen den gesamten Posteingang aller inländischen Gesellschaften der Versicherungsgruppe. Knapp 370 verschiedene Dokumenttypen muss die Scanlösung erkennen, rund je die Hälfte selbst entworfene Formulare sowie Freiformschreiben von Kunden.

Jeder Brief beinhaltet Schriftstücke für verschiedene Geschäftsvorgänge. Mitarbeiter/innen der Abteilung DM sortieren die Vorgänge vor dem Scannen manuell nach Versicherungsgesellschaften vor, um die Folgeprozesse der Verarbeitung zielgerichtet zu bedienen. So entstehen innerhalb einer Gesellschaft Scanstapel von je rund 150 Blatt. Die einzelnen Vorgänge werden voneinander getrennt, in dem auf dem ersten Dokument jedes Vorgangs eine farbige Marke aufgebracht wird. Diese Farbmarkenerkennung arbeitet ähnlich einer Barcodeerkennung – ein einfaches Mittel, das der Versicherung neben der ökologischen Aspekte auch viel Geld spart: Zum einen sind keine zusätzlichen Trennblätter notwendig, was den Papierverbrauch senkt, andererseits fallen weniger Lizenzkosten für die Erfassung an, bei der nach Seiten abgerechnet wird.

Engmaschige Qualitätskontrollen

Trotz Massenverarbeitung werden bei der Concordia viele Qualitätssicherungsschritte vollzogen. Deshalb laufen die Maschinen nie lange an einem Stück: Nach zehn Scanminuten schieben die 28 Beschäftigten des DM-Teams am Bildschirm eine Qualitätskontrolle ein, kontrollieren, dass keine Rückseiten mit übergeben wurden und ähnliches. So wird die nachfolgende Sachbearbeitung optimal vorbereitet.

Peter Lorenz: „Die XINO Scanner sind von der Bedienung her intuitiv erlernbar und laufen stabil, Fehleranfälligkeit und Zuverlässigkeit sind im realistischen Rahmen. Unser Personal hat wenig Mühe, alle notwendigen Handgriffe am System zu erlernen, denn die in den Scannern eingebaute Logik befindet sich bereits auf einem hohen Level.“ Einzig gewöhnungsbedürftiger Punkt war für die Beschäftigten der Umgang mit unterschiedlichen Papierqualitäten im Mischbetrieb – der Posteingang der Concordia ist eben nicht nach Papierqualitäten steuerbar.

Nach der Digitalisierung übergibt die Scansoftware DPU-Scan die Schriftstücke direkt an das smart-FIX zur automatischen Indexverarbeitung. Die Images werden ausgelesen; der Beleginhalt anhand des erkannten Dokumententyps indexiert. Die Klassifizierungsquote liegt hier bei durchschnittlich 80 Prozent. Für die Klassifizierung hat die Concordia über 600 verschiedene Charakteristika innerhalb einer Versicherungsgesellschaft definiert. Anschließend findet die eigentliche Sachbearbeitung in diversen operativen Fachanwendungen und Datenbanksystemen statt. Für Peter Lorenz liegt die künftig größte Herausforderung an die integrierte Scanlösung darin, bereits vor Übergabe an Folgesysteme Entscheidungen aufgrund von Scanergebnissen abzuleiten, wohin welches Merkmal gehört.

Zu den Sonderprojekten, für welche die Concordia ihre XINO Scanner einsetzt, gehört neben der Digitalisierung von Altarchiven die Hinzunahme weiterer Posteingangsbereiche. Bislang wird nur die versicherungs- und schadentechnische Post mit der Scanlösung verarbeitet; künftig sind weitere Szenarien möglich, wie etwa die Digitalisierung eingehender buchhalterischer Rechnungen und deren Kanalisierung für die nachfolgende Bearbeitung. Ausgestattet mit modernster XINO Scantechnologie, ist die Abteilung DM heute in der Lage, ihre Dienste als Service Center für die Digitalisierung auch weiteren Unternehmensbereichen anzubieten.

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