Logo Logo


Info21 - November 2003

HUK-Coburg Versicherungsgruppe:

Automatische Postverteilung im Netz sichert aktuellen Informationsfluss
"Maßgeschneiderte" Standard-Scansoftware als Basis für papierlosen Workflow

Täglich rund 70.000 Seiten werden von den verschiedenen Sparten der HUK-Coburg Versicherungsgruppe gescannt und überwiegend taggleich in das elektronische Dokumenten-Management- und Archivsystem überführt. Eine Schlüsselrolle auf der Eingangsseite fällt dabei der DpuScan-Software von Janich & Klass zu.

Attraktive Produkte und sehr wettbewerbsfähige Tarife machen die HUK-Gruppe zu einem wachstumsorientierten Versicherungsunternehmen mit vergleichsweise sicheren Arbeitsplätzen. Organisatorische und systemtechnische Optimierungsmaßnahmen, wie die bereits 1997 in der Krankenversicherung gestartete komplette Ablösung des Papierflusses durch ein elektronisches System, hatten daher nie den Abbau von Arbeitsplätzen zum Ziel. Und auch die inzwischen auf weitere Sparten ausgedehnte papierlose Dokumentenverarbeitung verlief entsprechend arbeitsplatzverträglich.

"Es war immer so, dass die Produktionssteigerungen bei der Imageverarbeitung den Aufgabenzuwachs in den Sparten aufgefangen haben", so Udo Vetter, Leiter der Gruppe Imageverarbeitung. Parallel dazu wurde stets eine Verbesserung der Dienstleistungsqualität angestrebt, die bei der HUK gerade wegen des weitgehenden Verzichts auf einen kostenintensiven Außendienst einen besonderen Stellenwert hat. Inzwischen nimmt die HUK in allen Sparten mit ihrer kundenorientierten Auskunftsbereitschaft und einem hohen Informationsstand auf der Sachbearbeiterebene einen Spitzenplatz im deutschen Versicherungswesen ein.

Tagesaktualität durch nahtlosen Workflow

Eine der wesentlichen Grundlagen dafür ist das Host-basierte Workflow-System für Dokumenten-Management und Archivierung. Es besteht aus einer Kette von Komponenten, an deren Anfang eine Scanlösung steht, der auch die Vergabe von Ordnungsbegriffen obliegt. Von dort erfolgt die Weiterleitung an den Großrechner, der automatisch an Hand der Ordnungsbegriffe und Dokumentenklassen die Arbeitsverteilung auf die Sachbearbeiter und die Ablage im Archiv vornimmt. Der weitaus größte Teil der eingehenden Post ist damit am Arbeitsplatz der Sachbearbeiter tagesaktuell elektronisch verfügbar.
Die extrem schnelle und sichere Konvertierung des gemischten Schriftgutes in die geordnete elektronische Form ist auch in diesem Fall keine Hexerei, sondern das Ergebnis des Einsatzes von acht Scamax Mittelvolumen-Scannern, die - ebenso wie die Scanner in den HUK-Außenstellen - die Batchscan-Software DpuScan 4.1 von Janich & Klass nutzen. Die an die individuellen HUK-Bedürfnisse angepasste Software-Lösung ist in der Krankenversicherung (ca. 40.000 Blatt/Tag), in der Lebensversicherung (ca. 6.000 Blatt/Tag), in der Sparte Bausparen (ca. 8.000 Blatt/Tag) und im Bereich Kfz-Schaden (ca. 3.000 Blatt/Tag) - hier bisher in drei Außenstellen als Pilotprojekt und in Kürze flächendeckend - im Einsatz.

Der überwiegende Teil des Schriftguts wird in der zentralen Poststelle in Coburg gescannt; lediglich Dokumente, die nach 11.00 Uhr in den Außenstellen eingehen, werden vor Ort auf kleineren Systemen gescannt. Zu verarbeiten ist im Duplexverfahren gemischtes Schriftgut unterschiedlichster Formate und Stärken einschließlich farbigen und schwarz-weißen Bildmaterials.

Dabei zeichnet sich der Scan-Ablauf bei der HUK durch eine Besonderheit aus. "Unsere Lösung ist technisch anspruchsvoller", so Udo Vetter, "denn im Gegensatz zu den meisten anderen Versicherungen wird bei uns gescannt, bevor der Sachbearbeiter die Post bekommt. Das hat wesentliche Vorteile für die Verfügbarkeit im Archiv. Wir können uns nicht erlauben, dass das Archiv nicht ständig verfügbar ist, weil dann die Arbeit für den Sachbearbeiter blockiert ist."

Eine Software fürs Scannen und Indizieren

Bereits während des Scannens vom Stapel generiert die Software aus den beigefügten Deckblättern an Hand der Versicherungsnummer eine Erstindizierung, die eine Zuordnung zu den einzelnen Sparten zulässt. Gleichzeitig sorgt ein Erstseitenfilter dafür, dass überflüssige Seiten entfernt und nur bereinigte Informationen für den Workflow generiert werden. Dadurch reduzieren sich die durch das Netz zu transferierenden Datenmengen erheblich. Bei der anschließenden Indizierung stellt das komfortable Indexiermodul der Scan-Software eine erhebliche Erleichterung dar. Es erlaubt das Arbeiten im sogenannten Open-Job-Verfahren, bei dem kein Verfahrensbruch mehr zwischen Scan- und Indiziervorgang entsteht. Die Indizierer arbeiten an ihren Indizierstationen - auch in den Außenstellen - mit der selben Software und haben die Möglichkeit, eventuell erforderliche Korrekturen oder Qualitätsverbesserungen vorzunehmen, ohne dass ein klassisches Re-Scan erforderlich ist. Indiziert wird im übrigen in fachspezifischen Dialogen, weil jede Fachabteilung andere Informationen aus den Dokumenten braucht.

Flexibel auf Kundenwünsche reagiert

Ausschlaggebend für die Entscheidung zugunsten von DpuScan war die Bereitschaft von Janich & Klass, die Software an die HUK-spezifischen Indexierungsbelange anzupassen. Stefan Geuther, in der Abteilung Informatik zuständig für den Automatismus der Scanstrecke: "Was uns bewogen hat, die Janich & Klass-Software einzusetzen, war deren offene Struktur und die Möglichkeit, von uns definierte Informationen zu jedem Scan-Auftrag bereitzustellen. Nicht wir wollten unsere Strukturen an die Software anpassen, sondern wir erwarteten die Einbeziehung unserer Vorgaben an das Programm. Dabei verlief die Zusammenarbeit mit Janich & Klass - deren DpuScan-Vorgängerversion schon bei uns installiert war - sehr kooperativ und zufriedenstellend." Entgegen kam den HUK-Verantwortlichen dabei die Tatsache, dass Janich & Klass als deutscher Hersteller in der Lage und willens war, auf alle Individualansprüche einzugehen.

So erstellten die Scansoftware-Spezialisten von Janich & Klass nach HUK-Vorgaben nicht nur die gewünschten Indizierungsmasken, sondern auch eine Plug-In-Schnittstelle für deren Integration. Diese Schnittstelle ist inzwischen als Standard in die Software eingeflossen und lässt sich daher auch für andere Anwendungen nutzen. HUK-spezifisch dagegen ist die Anpassung der Stapelverarbeitung, bei der durch die Deckblätter Indizierungsinformationen für die automatische Generierung der Indizierungsmasken für die einzelnen Sparten gewonnen werden.

Dienstleistungsqualität auf Top-Niveau

Mit der Einführung des Systems in allen ihren Sparten ist die HUK dem Ideal einer papierlosen Workflow- und Archivierungsorganisation ziemlich nahe gekommen. Es gibt praktisch keine physischen Akten mehr. Die gescannten Belege werden lediglich im Scan-Stapel für drei Monate aufbewahrt - für den seltenen Fall, dass einmal ein Original zurückgeschickt oder ein Beleg beim Sachbearbeiter nicht lesbar sein sollte. Die Images werden bis zum Vertragsende elektronisch verwahrt, und zwar je nach Sparte zwischen einem halben und einem Jahr auf der Platte des Großrechners, anschließend auf Band.

Vor allem aber: Die Dienstleistungsqualität ist nun in allen HUK-Sparten auf Top-Niveau.

Nicht nur der direkt für einen Vorgang zuständige Sachbearbeiter hat schnellen Zugang zu allen relevanten Vorgängen und ist tagesaktuell über den in seine Zuständigkeit fallenden Postneuzugang informiert. Im Bedarfsfall kann auch jeder andere Mitarbeiter auf die Akten zugreifen und ist gegenüber Kunden auskunftsfähig. Dazu tragen auch die einfache Bedienbarkeit und ein Automatismus bei, der den Sachbearbeiter informiert, wenn neues Material für ihn vorliegt. Ein Tastendruck genügt dann, um komplexe Prozesse in Gang zu setzen. Nennenswerte Akzeptanzhürden hat es deshalb nie gegeben.

Was die Funktionalität der Scan-Software angeht, sieht man sich bei der HUK auch für die nähere Zukunft gerüstet. Ronald Günther, verantwortlich für die Bereiche Scannen und Indizieren sowie die Pflege von DpuScan: "Wir haben den Open-Job noch nicht voll ausgeschöpft. Es gibt noch viele integrierte Funktionen, die wir umsetzen können. Wie zum Beispiel die Möglichkeit, direkt beim Indizieren eine Seite eines Dokuments, die nicht die gewünschte Qualität hat, nachzuscannen, ohne das komplette Dokument löschen und neu scannen zu müssen."

Aber auch eine verstärkte OCR-Verarbeitung, um den Ordnungsbegriff automatisch auszulesen, oder mit Barcodes versehene Kundenabrechnungsformulare in der Krankenversicherung sind Themen, die die HUK-Verantwortlichen beschäftigen. Der Grundbaustein dafür ist mit DpuScan bereits gelegt.

Der Anwender

Die HUK- COBURG Versicherungsgruppe - gegründet 1933 in Erfurt als "Haftpflicht-Unterstützungs-Kasse kraftfahrender Beamter Deutschlands e.V." - gehört zu den großen deutschen Versicherern im Privatbereich. Sie umfasst sechs Versicherungsunternehmen und eine Bausparkasse. Als Versicherungsverein auf Gegenseitigkeit wendet sich die Muttergesellschaft HUK- COBURG ausschließlich an Angehörige des öffentlichen Dienstes. Die Töchter HUK-COBURG-Allgemeine, -Rechtsschutz, -Leben, -Krankenversicherung und -Bausparkasse sowie der reine Online-Versicherer HUK 24 stehen allen Personengruppen offen. 6.858 Mitarbeiter in der Coburger Zentrale sowie in 39 Außenstellen und 400 Kundendienstbüros sorgten im vergangenen Geschäftsjahr für einen Umsatz von 3,85 Mrd. Euro.

Die Scan-Software

DpuScan 4.1 von Janich & Klass ist eine Produktions-Scansoftware für Farbe und Schwarz-Weiß. Sie erlaubt die Datenerfassung über benutzerorientierte Dialoge und eine sichere Qualitätskontrolle mit integrierter Bildverbesserungsmöglichkeit. Bilder werden nach erkannten Dokumenteninformationen sortiert gespeichert. Ein komfortables Indexiermodul ist als Plug-In-Schnittstelle implementiert. Es erlaubt im offenen Job die Indexierung nach dem Scannen und bietet unterschiedliche Möglichkeiten der Bildverbesserung. Dadurch sind klassische Re-Scans nicht mehr erforderlich.

Darüber hinaus ermöglicht DpuScan 4.1 die Aufteilung eines doppelseitigen Scanvorgangs in bis zu 20 Zonen mit verschiedenen Eigenschaften.

© 2004 - 2018
Impressum - Sitemap
Janich & Klass Computertechnik GmbH · Zum Alten Zollhaus 24 · D-42281 Wuppertal