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BIT - September 2004

Lösung von Janich & Klass beim Germanischen Lloyd:

Elektronische Schiffsakten

In der Registratur des "Schiffs-TÜV" Germanischer Lloyd gehen täglich mehrere Tausend Dokumente ein - die gesamte Dokumentation der Fahrenden Flotte. Um der Papierflut Herr zu werden, wurden ein EDM- und Archiv-System eingeführt. Die Scan-Software DpuScan von Janich & Klass sorgt für die schnelle Erfassung der Unterlagen.

Der Germanische Lloyd (GL) mit Hauptsitz in Hamburg wurde 1867 gegründet und ist heute eine der führenden, international anerkannten Klassifikationsgesellschaften. Das Unternehmen führt sicherheitstechnische Prüfungen und Zertifizierungen von Schiffen und deren Ausrüstung auf Grundlage eigener technischer Regeln und Vorschriften sowie nationaler und internationaler Gesetze und Vorschriften durch. Von den insgesamt über 2100 Mitarbeitern arbeiten ca. 1000 in Hamburg, wo auch das informationstechnologische Zentrum des Unternehmens sitzt.

In der ebenfalls in Hamburg ansässigen Registratur wird die gesamte Dokumentation der Fahrenden Flotte archiviert. Dazu gehören sämtliche Besichtigungsberichte, die aus weltweit regelmäßig stattfindenden Prüfungen durch den GL entstehen. Das Papierarchiv explodierte - über die Jahre sammelten sich vier laufende Kilometer Akten an.

Der Germanische Llyod prüft Schiffe auf ihre Sicherheit. Um die Dokumentationen zu digitalisieren und zu archivieren, wird die Scan-Erfassungslösung DpuScan von Janich & Klass eingesetzt.

Einführung eines EDM-Systems mit Erfassung

Im Rahmen einer Neuorganisation des Dokumentationswesens wurde im Jahr 2000 daher ein EDM-System (Engineering Data Management-System) eingeführt. Ende 2002 kam außerdem das Archivsystem Documentum hinzu. Für die Digitalisierung der Dokumente und Zeichnungen erwarb der GL Scanner von Océ und von Fujitsu. Außerdem galt es in diesem Zusammenhang, ein passendes Erkennungssystem auszuwählen. Die Erfassungs-Lösung sollte den gesamten täglichen Posteingang aus dem Bereich "Fahrende Flotte" von ca. 6000 Dokumenten innerhalb von vier Stunden erfassen. Dabei können die Dokumente auch mehrseitig sein und unterschiedliche Formate haben. Zusätzlich liegen sie in unterschiedlicher Papierqualität und Farbe vor. Weiterhin sollte das künftige Erfassungssystem die Images automatisch vorverarbeiten, also selbstständig richtig drehen (Autorotation) und Schrägeinzügen oder seitlichem Versatz korrigieren und filtern können. Zusätzlich sollte es möglich sein, mehrseitige Dokumente zu einer Multipage-Tiff-Datei zusammenzufassen. Die hinzugezogene Dr. Ernst Consultec führte mit drei Systemen einen Benchmark-Test durch, bei dem DpuScan von Janich & Klass als eindeutiger Sieger hervorging.

Dokumentenerfassung durch Barcode-Kennung

Nach der Pilotphase wurde das System in den Produktivbetrieb genommen. Die Dokumente erhalten vor dem Einscannen einen Barcode mit einer eindeutigen Dokumentennummer. Über den Barcode erfolgt die Verknüpfung zwischen einer Sendung und den darin enthaltenen Dokumenten in dem EDM-System. "Uns überzeugt insbesondere die hohe Geschwindigkeit, mit der DpuScan auch ein hohes Dokumentvolumen, wie es bei uns vorkommt, verarbeiten kann", erklärt Detlev Salzmann, Leiter der Registratur beim GL.

Wurde das Erfassungssystem zunächst primär für die Digitalisierung der Prüfberichte angeschafft, ist das Einsatzgebiet von DpuScan heute ein anderes. Denn im vergangenen Jahr integrierte der GL das elektronische Berichterfassungstool TRON in seine IT-Infrastruktur. Dieses haben die Besichtiger auf ihren Notebooks installiert und erstellen somit die Prüfberichte bereits digital. Stattdessen erfassen die mit DpuScan ausgestatteten Scanner beim GL derzeit beispielsweise Anmerkungen, Faxe und Briefe die - neben den Prüfberichten - in eine Schiffsakte gehören. Darüber hinaus werden Werkstoff- und Materialprüfbescheinigungen erfasst, die u.a. bei Bau-Musterprüfungen neuer Projekte entstehen. Diese aus der ganzen Welt eingehenden Bescheinigungen werden mit DpuScan erfasst, indexiert und in einer Datenbank vorgehalten. Die Datenbank beinhaltet derzeit rund fünf Millionen Werkstoff- und Materialprüfbescheinigungen.

Fazit

"Unseren Traum, unser riesiges Papierarchiv einfach wegzuschmeissen, konnten wir nicht verwirklichen", erklärt Jensen abschließend zur Einführung des EDMS beim Germanischen Lloyd. "Zu viele weltweite gesetzliche Bestimmungen, insbesondere das Haftungsrecht, verlangen noch die Vorhaltung der Unterlagen in Papierform. Somit führen wir derzeit zwei Archive - das elektronische und das Papier-Archiv." Von der Digitalisierung des Posteingangs und der Schiffsakten profitiert der GL dennoch: Die Mitarbeiter selbst arbeiten nicht mehr mit der papierbasierten, sondern mit der elektronischen Akte, was zu erheblichen Zeitersparnissen führt. Zudem ist der gleichzeitige Zugriff mehrerer Mitarbeiter auf ein und dieselben Dokumente möglich. Der Ingenieur in den Niederlassungen hat den Vorteil, dass er direkt über den Documentum Web-Client ohne Wartezeiten auf die elektronische Schiffsakte zugreifen kann.

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