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Behördenspiegel - September 2005

Bundesagentur für Arbeit

Mit moderner IT-Strategie zu mehr Service und Wirtschaftlichkeit

In einem Konzepttest sammelt die Bundesagentur für Arbeit Erfahrungen für eine bundesweite Einführung der elektronischen Akte auf Basis eines Dokumenten Management Systems. Für den reibungslosen Erfassungsprozess sorgt die flexible Capture Software DpuScan. Um Bearbeitungsprozesse wirtschaftlicher, schneller und vor allem servicefreundlicher zu gestalten, hat sich die Bundesagentur für Arbeit (BA) den verstärkten Einsatz von Informationstechnologie auf die Fahnen geschrieben. Insbesondere in den Bereichen Arbeitslosengeld (ALG), Förderung der beruflichen Weiterbildung und beim Kindergeld - einer Aufgabe, die zwar fachaufsichtlich zu Bundesfinanz- und Bundesfamilienministerium gehört, aber von der Familienkasse im Wege einer Organleihe wahrgenommen wird - soll die Digitalisierung der Leistungsakten und anschließende Überführung in ein Dokumenten Management System für mehr Effizienz in der Bearbeitung und somit erhöhten Service sorgen.

Ende 2004 startete die Bundesbehörde daher in zwei der insgesamt 180 bundesweiten, für die unmittelbare Erledigung der Fachaufgaben zuständigen Agenturen für Arbeit und in zwei der ehemals 179 Familienkassen mit den Vorarbeiten für den Konzepttest ELEISA. Zielsetzung ist es, zunächst die für die Zahlung von Arbeitslosengeld beziehungsweise Kindergeld bisher ausschließlich physisch vorhandenen Unterlagen durch eine elektronische Akte abzulösen und damit nicht nur die Bearbeitungsprozesse zu beschleunigen, sondern auch bei telefonischen und schriftlichen Anfragen sofort auskunftsfähig zu sein. Ein Service, der in dieser Form heute noch nicht möglich ist - steht doch die zeitaufwändige Suche der Papierakte aufgrund der Untergliederung und räumlichen Trennung des Kundenzentrums als erster Anlaufstelle der Arbeitslosen sowie der räumlichen Ausgliederung der ServiceCenter und der für die Leistungsbearbeitung zuständigen Stellen einem sofortigen Zugriff auf die benötigten Informationen entgegen.

Für Projektmitarbeiter Thomas Geisler ist das ein Zustand, der für die BA nicht mehr zeitgemäß ist: "Wir wollen eine durchgängige elektronische Sachbearbeitung erreichen, bei der man jederzeit eine Akte auf den Bildschirm holen und eine Entscheidung treffen kann." Die Erfahrungen und Ergebnisse im schwäbischen Göppingen und bayerischen Schwandorf sowie in Hannover (nur Arbeitslosengeld), Ludwigsburg und Regensburg (nur Kindergeld) werden daher nach Abschluss des Projekts im Jahr 2006 Basis für die Entscheidung über eine flächendeckende Einführung sein.

Trotz heterogenen Belegguts sind einfaches Handling und sichere Verarbeitung gewährleistet

Hohe Anforderungen

Die Komplexität des Vorhabens - die bundesweite Realisierung wäre eine der größten DMS-Anwendungen in Deutschland - stellte nicht nur das für den Modellversuch verantwortliche interne IT-System-Haus vor enorme Anforderungen. Auch die am öffentlichen Ausschreibungsverfahren für Scanner und Scan-Software beteiligten Anbieter sahen sich einem äußerst umfangreichen Anforderungskatalog gegenüber. Insgesamt fünfzig Pflichtkriterien waren zu erfüllen, achtzig weitere Wunschkriterien aufgelistet. Die Bewertung der Angebote erfolgte anhand eines vorgegebenen Punktesystems.

Mit dem besten Preis-/Leistungsverhältnis entschied die Wuppertaler Janich & Klass Computertechnik GmbH die Auswahl für sich. Ihre Komplettlösung aus der eigenentwickelten leistungsstarken Capture Software DpuScan 4.11 und den SCAMAX Stapelscannern 401cd des Wölfersheimer Herstellers InoTec Organisationssysteme GmbH überzeugte durch die gebotene hohe Funktionalität und notwendige Flexibilität. "Für unseren Scanprozess ist eine Out-of-the-Box-Lösung ohne Programmierungsanpassung nicht zu verwenden", erläutert Thomas Geisler die Entscheidung. "Ausschlaggebend für uns war deshalb, dass die Lösung einen mehrstufigen Prozess vom Scannen über Bildverarbeitung bis zur Qualitätssicherung unterstützt und wir dort, wo keine standardisierten Funktionen vorhanden sind, unsere eigenen Module schreiben konnten. Zum Beispiel müssen wir zur Verifizierung der Daten auf unsere Legacy-Datenbanken zugreifen. Und das ist nicht mit einer Standardlösung abzudecken." Genauso wenig, wie eine Reihe von Spezifika beim Kindergeld. Die Voraussetzung zur Abdeckung dieser individuellen Anforderungen bietet DpuScan über eine standardmäßige Plug-in-Schnittstelle.

Und mit einem weiteren Vorteil punktete Janich & Klass. Zwar scannen die Agenturen im Duplexverfahren, löschen aber rund 50 Prozent der Seiten wieder, da sie für die Vorgangsbearbeitung unerheblich sind. Die angebotene Möglichkeit, nicht auf Seiten-, sondern auf Geschwindigkeitsbasis abzurechnen, kam den Nürnbergern daher sehr entgegen. Die gewählte Abrechnungsform erfolgt nun unabhängig von der Menge, so dass sich auch bei einem Anstieg des einzuscannenden Volumens der Kostenanteil nicht erhöht.

Gelungener Einstieg

Zwischenzeitlich haben die Modellagenturen - schneller als im Zeitplan vorgesehen - rund 50.000 Akten verarbeitet, im Bereich Arbeitslosengeld ca. 10.000 Akten mit 30 bis 40 Seiten pro Akte, beim Kindergeld 40.000 Akten mit durchschnittlich 120 Seiten. Dabei handelt es sich um äußerst heterogenes Beleggut, das sowohl durch die unterschiedlichen Formate als auch aufgrund des zum Teil schlecht leserlichen Materials die Scan-Systeme fordert. Dank des zuverlässigen Einzugs- und Transportsystems der SCAMAX Scanner mit standardmäßigem Ultraschall-Sensor zur Erkennung von Doppelblatteinzügen sind aber ein einfaches Handling und die sichere Verarbeitung gewährleistet. Dennoch zeigte sich zu Beginn, dass manchmal ein einziger Handgriff über Erfolg oder Misserfolg entscheiden kann. "Wir hatten am Anfang recht hohe Fehlerquoten, weil wir das Beleggut mit den Lochungen zuerst gescannt haben", erinnert sich Thomas Geisler. "Da die Papiere aber oft eingerissen sind, blieben sie stecken. Wir haben dann die Dokumente einfach gedreht, und ab da funktionierte es einwandfrei."

Insgesamt ist der Einstieg hervorragend gelungen. Obwohl ohne Vorkenntnisse, waren die Mitarbeiter nach kurzer Schulung innerhalb kürzester Zeit in der Lage, die Systeme ohne nennenswerte Probleme zu bedienen. Die leistungsstarken Features des Scanprogramms machen's möglich. So erleichtert die Klassifizierung der zahlreichen unterschiedlichen Dokument- und Formulartypen die Verwendung von Barcodes beziehungsweise Matrix-Codes mit bereits mitgegebenen Schlüsseldaten wie Bearbeiter, Erstelldatum, künftige Akten-Kundennummer etc. den späteren Indizierungsvorgang - vor den der Bearbeitungsablauf allerdings die Qualitätssicherung gesetzt hat. Hier werden nicht benötigte Seiten gelöscht, bei schlechter Qualität Bildkorrekturen vorgenommen - aufgrund der vom SCAMAX gelieferten hohen Bildqualität ohne noch einmal neu scannen zu müssen - und vor allem kontrolliert, ob ein aufgebrachter Barcode auch gelesen worden ist. Die bisherigen Erfahrungen haben gezeigt, dass dieser Prozess relativ schnell durchläuft. Dazu trägt natürlich bei, dass die Software erlaubt, den Job zu jeder Zeit in jeden anderen Scan-Teilprozess zu übergeben - sei es zum Rescanning oder zur sofortigen oder späteren Weitergabe an das Indexiermodul.

Da in der jetzigen Phase die Codes noch nicht alle Metadaten beinhalten, erfolgt die Indizierung zusätzlich manuell. "Wir müssen die Daten immer ergänzen, zum Beispiel um die Kundennummer", so Verfahrensentwickler Stefan Schneider. "Sie ist das Wichtigste, denn damit wird die Zuordnung des Dokuments zur richtigen Akte sichergestellt." Ein künftiges Ziel dabei ist es, den Indexieraufwand weiter zu reduzieren, indem verstärkt personalisierte Dokumente mit bereits in den Matrix-Code integrierten Daten, wie die Kundennummer etc., ausgegeben werden.

Eine nochmalige stichprobenartige Qualitätssicherung nach der Indexierung sorgt dafür, dass eventuelle Fehler bei der Verarbeitung gleich erkannt und behoben werden können.

Gescannt wird im Übrigen in Farbe mit anschließender Umwandlung in Schwarz-weiß-Bilder. Auf diese Weise lässt sich insbesondere bei farbigen, vergilbten oder verschmutzten Vorlagen die Qualität der Bilder besser korrigieren, als es beim sofortigen Scannen in Schwarz-weiß möglich wäre.

Im bisherigen Verlauf waren die Rückmeldungen einhellig positiv. Ein Grund dafür ist sicherlich, dass die BA die Mitarbeiter intensiv in die Prozesse eingebunden hat.

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