Logo Logo Home


News - Archiv

« zurück

XINO-Scanner schaffen bei Generali Deutschland Services was weg 16.05.2019
Generali Deutschland Services (GDS) ist der Service-Dienstleister der Generali Deutschland Gruppe. Hier sind Spezialfunktionen und Aufgaben für sämtliche Konzernunternehmen gebündelt. Dazu gehören unter anderem das Scannen von Belegen für vier Versicherungsgesellschaften sowie ein Großteil der unternehmenseigenen Dokumente. Um das umfassende Volumen zu bewältigen, braucht es leistungsfähige, ausfallsichere Geräte mit störungsfreier Zuführung des heterogenen Beleggutes. Dafür hat die GDS seit 2015 an den Standorten Köln und München XINO-Scanner von der Janich & Klass Computertechnik GmbH im Einsatz. Die insgesamt fünf Geräte des Typs S720 überzeugen vor allem mit einem variablen Feeder-System und einem robusten Transportmechanismus zur Dokumentenzuführung. Seit der Installation haben die XINO-Scanner bei der GDS insgesamt mehr als 34 Millionen Blatt digitalisiert.

Die GDS in Köln verarbeitet pro Tag zwischen 100.000 und 180.000 Blatt. Dabei handelt es sich einerseits um weitestgehend homogene Kundenpost, wie Versicherungsanträge, Kündigungen oder Schreiben mit Adressänderungen. Andererseits aber auch um heterogene Belege wie Kassenabschnitte oder Rezepte. Die zuständigen Sachbearbeiter erhalten die an sie adressierten Dokumente dann digital zugestellt. „Lediglich bestimmte Dokumententypen, die in einer Negativliste geführt sind, erhält der Sachbearbeiter zunächst in Papierform, um sie zu bearbeiten“, erläutert Norman Schmitz, Teamleiter Druck, Versand, Logistik (DVL) bei der GDS. „Die Dokumente erhalten wir im Anschluss mit einem Barcode versehen zurück, um sie dann zu scannen.“

Um die unterschiedlichen Dokumente schnell zu verarbeiten, hat sich der Dienstleister entschieden, die Hochleistungsscanner der Marke XINO zu nutzen. Sie verfügen unter anderem über ein variables Feeder-System, wahlweise mit mittiger oder linksseitiger Beleganlage. Bei der GDS in Köln sind die Geräte mit einem Linksfeeder ausgestattet. „Ein mittiges Zuführen kleinerer Belege, wie beispielsweise Rezepte, würde dazu führen, dass diese beim Scannen immer wieder verrutschen“, sagt Norman Schmitz. „Deshalb war für uns die Tatsache, dass die XINO-Scanner optional über einen Linksfeeder verfügen, ein entscheidendes Produktmerkmal.“ Am Standort München hingegen sind die seit März 2016 sich im Einsatz befindenden XINO-Scanner mit einem Mittenfeeder ausgestattet. Der Grund ist, dass die zu verarbeitenden Dokumente, rund 11.000 Blatt pro Tag, zu 95 % aus DIN-A4-Seiten bestehen. Neben dem flexiblen Feeder-System war der robuste auf Kugeln basierende Transportmechanismus ein weiteres Argument für die XINO-Scanner, das unterschiedliche Papierqualitäten sicher und schonend befördert.

Mit der Einführung der XINO-Scanner ist die GDS dazu übergegangen, sämtliche Belege im Querformat zu scannen. Im Vergleich zum hochformatigen Scannen hat dies den Vorteil, dass dadurch etwa ein Drittel Zeit gespart wird. Die Mitarbeiter sichten die Post und bereiten die Belege so auf, dass sie über den Linksfeeder den Scannern zugeführt werden. Dabei erhalten sie Unterstützung von einem vibrierenden Standgerät, das die Dokumente einheitlich justiert. Außerdem bläst dieser sogenannte Rüttler Luft zwischen die Belege. So können sich entklammerte Dokumente nicht verhaken, was eine Doppelblattmeldung zur Folge hätte. Dies wiederrum würde dazu führen, dass die Maschine anhält, um den Fehler zu korrigieren. Solche Zeitverluste kann sich die GDS nicht erlauben, denn die mit den unterschiedlichen Gesellschaften vereinbarten Service-Level sind zum Teil sehr engmaschig. „Beispielsweise müssen wir die Post der COSMOS Direkt Versicherung, die bereits um sechs bzw. um acht Uhr morgens bei uns eintrifft, bis zehn Uhr vollständig verarbeiten“, so Schmitz. Neben der COSMOS übernimmt der Dienstleister für die Aachen Münchner Lebensversicherung bzw. Aachen Münchner Versicherung, die ADVOCARD Rechtsschutz und die Envivas bzw. Central Krankenversicherung die Digitalisierung. Hinzu kommt die Generali Deutschland Schadenmanagement GmbH als eine weitere Dienstleistungsgesellschaft, die ebenfalls innerhalb des Konzerns angesiedelt ist und die Schäden für die Aachen Münchner und Generali Versicherung bearbeitet. Damit die Dokumente der jeweils richtigen Gesellschaft zugeordnet werden, wählen die Mitarbeiter vor dem Scannen am PC die Server der jeweiligen Gesellschaft aus. Hier können sie die unterschiedlichen Scanprozesse der Auftraggeber einsehen. Über das anwenderfreundliche Bedienpanel an den XINO-Geräten steuern sie die Scan-Parameter, wie etwa Empfindlichkeit oder Geschwindigkeit.

Außerdem digitalisiert GDS Dokumente für das eigene Unternehmen. Dies sind beispielsweise Personalakten oder Reisekostenabrechnungen. Sowohl der tägliche Posteingang der unterschiedlichen Gesellschaften als auch die eigenen Dokumente, liegen anschließend als volltextdurchsuchbare TIFF-Dateien vor: herkömmliche Schreiben in Schwarz-Weiß und Schadensmeldungen mit Fotos oder Personalausweiskopien in Farbe. Nach vereinbarten Aufbewahrungsfristen, die zwischen einer Woche und sechs Monaten liegen, werden die Papierdokumente schließlich vernichtet.

Nicht nur mit den zuverlässigen XINO-Maschinen ist Generali Service zufrieden, sondern auch mit der Betreuung seitens des Herstellers. „Der Service von Janich & Klass ist hervorragend“, sagt Norman Schmitz. „Bei Fragen oder Problemen erhalten wir in kürzester Zeit eine kompetente Antwort.“

Über die Generali Service GmbH:

Die Generali Deutschland Services (GDS) ist der Service-Dienstleister der Generali Deutschland Gruppe und leistet mit den Prozessbereichen Cash Services, Druck Versand Logistik, Insurance Customer Services, Premises and Facility Management, Vitality, Procurement and Performance Management, HR und KonzernServices einen wichtigen Beitrag zur Wettbewerbsfähigkeit des Konzerns. Das systematische Steuern und Optimieren von Prozessen und Kosten bildet die Basis des Erfolges. Die GDS ist an den elf Standorten Köln, Aachen, München, Hamburg, Leipzig, Karlsruhe, Saarbrücken, Stuttgart, Nürnberg, Frankfurt und Augsburg mit mehr als 1.200 Mitarbeitern (Stand: April 2017) vertreten. Dabei konzentrieren sich die Steuerungsbereiche in Köln und Aachen, die anderen Bereiche wurden unter dem Aspekt der Kundennähe jeweils an den entsprechenden Standorten gebündelt.

© 2004 - 2019
Impressum - Sitemap - Datenschutz
Janich & Klass Computertechnik GmbH · Zum Alten Zollhaus 24 · D-42281 Wuppertal